בחירת משרד מוצלח

בעלי העסקים שבינכם בוודאי יודעים ומכירים את החשיבות שיש למשרד שלכם, למיקומו ולפונקציות השונות שיש בו. בחירת המשרד הנכון לעסק הינו תהליך מהותי שיש ביכולתו להשפיע על העסק הקיים לרעה ולטובה. בשנים האחרונות יש היצע רחב של משרדים שונים להשכרה, הרבה חללי עבודה, מבני תעשייה להשכרה ואזורי תעשייה  רבים אשר בהם אתם יכולים להתמקם ולבנות את העסק שלכם. באמצעות הטיפים הבאים תהפכו את ההליך של בחירת המשרד לפשוט וקל:

הגדרת מסגרת תקציב
כמו בכל רכישה עסקית או פרטית אחרת – הדבר הכי הראשון שאותו אתם צריכים לקבוע ולהחליט לגביו הוא מהו התקציב שאתם מוכנים להשקיע בפרויקט. שימו לב שהתקציב מכיל את כל הפרמטרים והמשתנים שתידרשו להוציא בעבור המקום ויש לשכלל בפנים בנוסף לגובה דמי השכירות גם ארנונה ומים, חשמל, דמי ניהול, ריהוט, אינטרנט, הנהלת חשבונות, עיצוב וכדומה. כמו בכל עסקה שאתם עוסקים כלל האצבע שאמור להדריך אתכם הוא לא להיכנס להרפתקאות בכספים שאין לכם. קחו בחשבון שיהיו תקופות קשות עם הכנסה נמוכה ואף ללא הכנסה בכלל.

מיקום מיקום מיקום
המקום אותו תבחרו לפתיחת המשרד שלכם יש חשיבות רבה להצלחת העסק שלכם. להיבט המיקום ישנם כמה אספקטים:  השאלה הראשונה אותה  עליכם לשאול את עצמכם היא האם המשרד קרוב, לפחות יחסית, ללקוחות שלכם. לקוחות לא ייסעו מירושלים לתל אביב, או מתל אביב לחיפה במיוחד בשבילכם. ולכן אתם צריכים לכוון לאזור בו מרבית הלקוחות שלכם נמצאים. לאחר שהתקבעתם על אזור/עיר אתם צריכים לבחור את מיקום המשרד. זכרו המיקום שבו אתם נמצאים משדר ללקוחות שלכם מי אתם לא פחות מהעיצוב שלו ומאופן בו אתם עובדים. אם אתם רוצים לשדר ייחוס ורמה מסוימת אז חשוב שתיקחו בחשבון את האזור בו המשרד נמצא, איך נראית הכניסה של הבניין, מי החברות השכנות שלכם וכיו"ב.

בהקשר של מיקום חשוב לבחור במקום שהוא נגיש, הן מבחינת דרכי הגישה שלו והן מבחינת הנגישות לנכים. הדברים הללו משפיעים עליכם, על העובדים שלכם ועל קהל הלקוחות שלכם. נסו לבחור מקום שהוא קרוב יחסית לצירי תחבורה עיקריים שהגישה אליו זמינה גם בתחבורה ציבורית לאלו שצריכים ושיחסית הוא אינו פקוק יתר על המידה.

בכל משרד שתשכרו וודאו כי אתם מקבלים מספיק חניות – שיהיו מספיק לכם, לחלק מהעובדים שלכם וללקוחות שלכם. הלקוחות אינם אוהבים לחפש חניה, במיוחד אם האזור לא שופע בחניות מסביב.  

שאלה נוספת שאתם צריכים לקחת בחשבון בכל הקשור למיקום המשרד הוא האם הוא נוח לעובדים שלכם – וזו לא שאלה של מה בכך. ההון האנושי של המשרד חשוב לא פחות מכל הון אחר, ואתם לא תרצו לאבד אותו רק בגלל שהרחקתם אותו מהבית עוד יותר. לימדו את המיקום של המשרד המיועד- בדקו אם קיימים פתרונות לחניה, אפשרות לעובדים להניח את האופניים, האופנועים ושניתן להגיע למשרד בקלות גם בתחבורה ציבורית.

אז מה יש בפנים?
לאחר שבדקתם את מקום המשרד בוא נבדוק את הכלה עצמה. הכי חשוב לבדוק שהגודל תואם את כמו העובדים וכי המבנה של המשרד עצמו תואם את רצונותיכם. חשוב לנסות לדמיין את איך שאתם רוצים שחלל המשרד ייראה. חשוב לתת לכל עובד את הריווח המספיק (גם אם אתם בוחרים לעשות זאת כחלל פתוח). בדקו שיש לכל הפחות מטבחון ראוי להכין קפה, מקום ראוי  שבו ניתן לאכול ארוחת צהריים וכמובן (רק אם צריך) חדר ישיבות.

שימו לב אם סביבת המשרד רועשת או שהיא שקטה. רעש פוגע  באפקטיביות של העובדים ולכן בררו אם אתם שומעים את האוטובוסים מסביב, האם עוברות הרבה משאיות (כי אתם ליד מרכז מסחרי),  צפצופי מכוניות בשעות עומס וכו'  באותו הקשר בדקו איך נשמעת האקוסטיקה הפנימית של המשרד והאם שומעים את "השכנים" מהחדר הסמוך?

עסקים ונותני שירותים בסביבה הקרובה
וודאו כי סביבת המשרד מציעה את כל הפתרונות הנדרשים לעסק שלכם – החל מסניף דואר ובנק קרוב, בית קפה בו יהיה ניתן לעשות פגישות לא פורמליות ואפילו חנות קרובה שבה ניתן למכור ציוד משרדי.

לסיכום
הבחירה במשרד להשכרהממנו תפעילו את העסק שלכם ובו תשהו במהלך היום צריכה להיות מושכלת ומותאמת לכם. למרות ההיצע הרב שיש בשוק עליכם למצוא את החלל שיתאים לכם ושיוכל לספק את כל  הצרכים שלכם. גם אם נראה לכם שמצאתם את מה שאתם מחפשים אל תמהרו וקחו את הזמן להחליט ולבדוק את הנושא לעומק.